Diese dauerhafte Beziehung beginnt mit einer guten Einführung, weshalb wir Ihnen einige Tools für die Einführung von Unified Communications an die Hand geben.

Einführung von UC: Das müssen Sie wirklich wissen

UC hat enorme Vorteile, das brauchen wir Ihnen als Partner nicht zu sagen.

Aber die Einführung und korrekte Implementierung bei einem Kunden kann einige Herausforderungen mit sich bringen, und wenn es nicht gut läuft, kostet es Geld, die Akzeptanz ist viel geringer und die Erfahrungen sind negativ.

Das sollten Sie nicht haben und deshalb geben wir Ihnen einige Tipps für eine erfolgreiche UC-Einführung.

1. Stellen Sie sicher, dass alle an Bord sind

Bevor Sie auch nur daran denken, mit der Einführung zu beginnen, müssen Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten in den Prozess eingebunden sind. Vielleicht brauchen Sie nicht alle, aber wenn Sie alle einbeziehen, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Probleme erst dann bemerken, wenn sie auftreten.

2. Sei das allwissende Orakel

Wie bei jedem größeren Projekt können die Organisationen jede Hilfe gebrauchen, die sie bekommen können.

Helfen Sie Ihrem Kunden bei der gründlichen Analyse und Planung, um Probleme bei der Implementierung zu verringern und die Liefergeschwindigkeit zu erhöhen. Auch das ist Teil der UC-Einführung

Bei der Präsentation des Projekts ist es wichtig zu zeigen, dass Sie die spezifischen Anforderungen der Organisation erfüllen können. Das wiederum verbessert Ihre Strategie.

Die tatsächliche Umsetzung ist bei jedem Kunden anders, daher ist es wichtig, dass Sie Ihre bisherigen Erfahrungen mit der Umsetzung Ihrer Lösung hervorheben.

Wählen Sie dazu ein Szenario, das dem Ihres Kunden ähnlich ist, da dies hilft, Annahmen zu bestätigen.

Wenn Sie wissen, wie viele Benutzer es in Ihrem Unternehmen tatsächlich gibt und ob diese vor Ort oder in der Cloud arbeiten, können Sie die Annahmen hinterfragen und validieren. Verstehen Sie die Beweggründe für diese Entscheidung.

Möchten Sie die Kosten für Ihre Kunden senken oder die Flexibilität erhöhen?

Was auch immer der Grund ist: Stellen Sie sicher, dass Ihr Plan mit den wichtigsten Zielen übereinstimmt.

Mit der Anpassung variiert auch der Umfang der Verwaltung und Unterstützung. Ihr Service und Ihre Unterstützung vor, während und nach der Implementierung sind entscheidend für den anhaltenden Erfolg des Projekts.

Die Bedürfnisse Ihrer Kunden sind ausschlaggebend für ein optimales Kundenerlebnis, also stellen Sie sicher, dass Sie sie immer im Blick haben.

3. Eine Bestandsaufnahme weckt Begehrlichkeiten

Der nächste entscheidende Schritt bei der Einführung von UC, egal ob vor Ort, in der Cloud oder in einer hybriden Cloud, besteht darin, sicherzustellen, dass die IT-Infrastruktur für die Anforderungen der Echtzeitkommunikation optimiert ist: Mit anderen Worten, bewerten Sie Ihr Netzwerk.

Viele Unternehmen versäumen es oft, ihr Netzwerk und ihre UC-Umgebung im Vorfeld ordnungsgemäß zu inventarisieren, und stellen später bei der Implementierung fest, dass das Netzwerk nicht alle Anforderungen erfüllen kann.

Das Ergebnis ist eine schlechte Benutzererfahrung.

Die Komplexität einer UC-Infrastruktur mit ihren vielen Elementen kann es schwierig machen, die Ursache eines Problems zu erkennen.

Mit einer guten Bestandsaufnahme können Sie die Infrastruktur bewerten und potenzielle Leistungsprobleme bei Sprach-, Video- und Desktop-Sharing-Anwendungen erkennen, noch bevor sie auftreten.

4. Achten Sie auch auf die Akzeptanz Ihrer UC-Lösung

Um den Nutzen Ihrer UC-Lösung für Ihre Kunden zu maximieren, müssen Sie auch die Akzeptanz der Lösung hervorheben. Eine offene und ausführende Kommunikation mit den Endnutzern ist von entscheidender Bedeutung, denn schließlich soll UC auch das Leben der Menschen einfacher und produktiver machen.

Befragen Sie die Endnutzer nach ihrer Meinung, um Bedürfnisse und Probleme besser zu verstehen.

Denn auch wenn die UC-Technologie zur Unterhaltung des Arbeitsablaufs gedacht ist: Man kann nicht davon ausgehen, dass jeder sofort weiß, wie sie funktioniert.

Ziehen Sie ein umfassendes Einführungs- und Schulungsprogramm in Betracht (Ihre Marketingabteilung kann Ihnen dabei helfen), das die Grundlagen erläutert und die Funktionalitäten erkundet.

Schneiden Sie Ihre Schulungen auf die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen zu, da nicht alle dieselben Funktionen nutzen oder benötigen werden.

Teilen Sie Ihrem Kunden auch mit, dass es gut ist, das gesamte Unternehmen eng in die Umsetzung einzubeziehen, zum Beispiel durch Newsletter oder ein Intranet.

5. Stellen Sie sicher, dass Sie auch nach der Einführung von UC präsent bleiben

Die Bewertung und Verwaltung der IT-Infrastruktur ist nicht nur vor der Implementierung wichtig. Vor allem nach der Einführung ist es wichtig, die Infrastruktur weiter zu pflegen und das Kundenerlebnis von außen nach innen zu steuern.

Die UC-Anwendung und das Netzwerk müssen während des gesamten Lebenszyklus der Lösung überwacht werden, da sich das Netzwerk und die Umgebung ständig weiterentwickeln, was die Anwendungsleistung beeinträchtigen kann.

Seien Sie proaktiv, wenn es um die UC-Umgebung geht, und verwenden Sie Lösungen, die Probleme wie Hardwareausfälle, Fehlkonfigurationen oder Verbindungsprobleme erkennen.

Um den Zustand der Infrastruktur effektiv zu verwalten, ist es ratsam, Lösungen zur Verwaltung der Kommunikationserfahrung zu implementieren, um UC-Lösungen zu unterstützen.

Wenn dann bei den Benutzern Probleme mit der Audio- oder Videoqualität auftreten, erkennt die Verwaltungslösung das Problem und hilft, es zu lösen.

Durch fortlaufende Tests und umfassende Berichte erhalten Sie einen ganzheitlichen Überblick über die Umgebung und können erkennen, welche Probleme angegangen werden müssen und wie sie behoben werden können.

6. Auf das Schlimmste vorbereitet sein

Die Einführung von UC in einem durchschnittlichen KMU verläuft nie wie geplant. Behalten Sie das im Hinterkopf und halten Sie die Augen offen für Dinge wie Portierung und Dokumentation.

Seien Sie flexibel, damit Sie immer auf das Kommende vorbereitet sind. Holen Sie regelmäßig Feedback zum Prozess ein und sorgen Sie dafür, dass Sie Zeit haben, Änderungen vorzunehmen.

Holen Sie Ihr Feedback nicht nur von einer oder zwei Quellen ein, sondern im Idealfall von der gesamten Nutzerbasis. Wenn Sie dies tun, erhalten Sie Engagement und ein positives Image.

Sind Sie bereit für die UC-Einführung?

Lassen Sie Ihre nächste Chance nicht ungenutzt verstreichen. Bereiten Sie sich vor und denken Sie daran, was wir oben geschrieben haben.

Und vor allem: Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, denn wir sorgen dafür, dass die Einführung unserer UCaaS-Lösung für Sie völlig reibungslos verläuft.